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医院资产分类管理的风险防控及应对措施
2020.11.06来源:医管新世界

  医院的资产可以分为固定资产、存货及货币资金三大类,对每类资产管理的要求不同,风险防控要求也不一样。本文结合某三甲医院的资产管理经验,对其内部控制管理的思路与方法进行探讨。

  一、固定资产管理风险及应对措施

  该医院的固定资产主要包括办公家具、车辆及医用设备等。

  (一)固定资产管理风险

  1. 医院未定期对固定资产进行盘点或盘点监督,无法及时发现账实不符的情况 ;医院未对固定资产盘点报告进行审核,未能及时对盘点差异产生的原因、盘点差异金额是否合理、财务数据是否真实进行评判,使得固定资产盘点流于形式。

  2. 公车审批表未经过部门负责人审批,出现用车人利用审查漏洞公车私用的问题 ;或者相关人员未及时审核用车申请单,因信息不准确而导致未按时正确派车,影响用车人正常用车。

  3. 固定资产未粘贴资产卡片,导致使用部门固定资产管理岗无法将固定资产实物与系统记录对应,造成固定资产管理混乱。

  4. 资产领用人未确认已领取固定资产并在出库单上签字,出现固定资产已不在库但已被领用的情况,造成国有资产流失。

  5. 医院资产调入部门未审核固定资产调拨单,导致无人把控固定资产调入需求是否真实有效,造成不良影响;资产调出部门未审核固定资产调拨单,将部门需要使用的固定资产调出,导致本部门工作开展不畅;调拨工作完成后,管理员未及时在系统中对固定资产做调拨操作,导致实物已调走但系统显示仍在调出部门账下,造成账实不符。

  (二)防范固定资产管理风险的主要方法

  针对固定资产盘点风险,该医院定期组织相关部门对固定资产进行盘点,同时审核办公家具盘点报告,盘点差异金额的合理性及财务数据的真实性。

  在车辆管理方面,医院规定公车审批表必须经过相关部门负责人审批,要求工作人员严格按照公车审批表上的信息按时派车,并在行车记录本上登记用车时间地点。

  固定资产管理员在固定资产出库后严格执行了及时打印资产卡片并贴在对应固定资产上的要求,避免了在使用过程中实物与记录无法对应而造成管理混乱的风险。

  如果需要在部门之间调拨固定资产,医院要求固定资产管理员及时确认领用人已领取固定资产,并要求双方在出库单上签字;随后,医院固定资产调入部门主管将审核固定资产调拨单,并重点关注调入需求的真实性、合理性,并在固定资产调拨单上签字;与此同时,固定资产调出部门主管将审核固定资产调拨单中的调出固定资产在本部门是否闲置,确认闲置后在固定资产调拨单上签字。只有调入调出双方部门负责人确认无误后,才能进行固定资产调拨的下一步工作。调拨工作完成后,固定资产管理员将及时在系统中对固定资产做调拨操作并将固定资产转账单交给票据管理员,保证系统账与财务账的准确。

  当固定资产需要维修甚至报废时,医院管理员将在收到固定资产维修申请后及时对固定资产进行故障检测并准确判断维修是否产生费用,随后医院相关部门负责人也将审批维修费用表或报废固定资产汇总表,并重点关注维修、报废申请的真实性,进行维修、报废的必要性。

  二、存货管理风险及应对措施

  该医院的存货主要包括医学试剂、医用物资、血制品、药品、医用耗材及医学制剂等。医院的业务开展主要依靠着各类存货,存货质量安全直接关系到患者安全。

  (一)存货管理风险

  1. 工作人员未对配发存货与物品领发单内容进行核对、审批,导致存货超额领用甚至领用错误,造成医院资源浪费甚至发生事故。

  2. 在存货入库环节,因存货入库单缺乏审核而影响在库存货种类和数量的准确性,造成账实不符;同时如果工作人员未对货品检验报告单进行审核,会导致不合格货品成品流入医院,带来医疗风险。

  3. 工 作 人 员 发 现 存 货 质 量 问 题后,未及时将问题上报至不良反应办公室,导致医院无法及时发现问题存货,引发院内患者感染;或者不良反应办公室主管未对不良事件报告进行审批,导致无人把控不良事件报告中阐述的事件真实性、合理性。

  4. 工作人员未定期对存货进行盘点或进行盘点监督,未审核存货盘点报告,导致无法及时发现账实不符的情况,无法判别盘点差异金额是否合理、财务数据是否真实;差异发生后,工作人员未对盈亏明细、盈亏说明及盘点报告进行审核,无法判别盈亏差异产生原因的真实性、合理性,使得存货盘点流于形式。

  5. 相关部门负责人未及时对问题存货报废申请单进行审议,导致医院无法把控药品报废是否合规,从而导致医疗问题。

  (二)防范存货管理风险的主要方法

  在存货申领过程中,医院要求请领部门领用人将配发存货与物品领发单内容进行核对,领用人与库管员确认无误并在物品领发单上签字后才能进行下一步存货领用手续;库管员对存货领用申请进行审批,重点关注申请存货金额是否超过部门定额限制,审核领用单上请领数量的合规性、合理性,审核通过后方可出库。

  在存货入库环节,要求库管员依据供应商提供的发票、随货单对入库存货逐项检查核对,审核票据信息的准确性、真实性,避免出现采购存货与实际入库存货不一致的情况。与此同时,要求库管员及时将进库药品摆放上架,保证在库药品的数量准确充足。在此基础上,在药品出库配置环节,医院要求发药药师从 HIS 系统中调取处方,依据医嘱准确调配药品,并与病人信息和收费发票进行核对 ,核对无误后进行调配发药。

  工作人员发现存货质量问题后,应及时将情况上报至不良反应办公室,负责人审批不良事件报告时也将重点关注事件的真实性、合理性,并在审批完成后召集相关部门开会讨论,商定处理方法,使得可能存在质量问题的存货得到及时控制和处理,有效防控因存货质量问题发生医疗事故的风险。

  定期组织存货的全面盘点,如发生盘点差异,相关部门领导人需审核盈亏明细及盘亏说明,并重点关注产生盘盈或盘亏原因的真实性、合理性。在存货的退回及报销方面,工作人员应严格按照制度流程办理相关手续,如,库管员会逐一验收接收实物与申请退库存货的品名、编码、批号、效期等是否一致,核对一致后方可退库。

  同时,医院制定了问题产品召回制度,要求药库组长在接到上级单位或外部监管机构的药品召回信息后,及时向全院相关部门发出药品召回通知,在规定时间内召回所有应召回药品,避免不合格药品引起的用药人不良反应或者不合格药品流失。

  三、货币资金管理的风险及应对措施

  该医院的货币资金是指医院在经济活动中,处于货币形态的那部分资金,是医院资产的重要组成部分。

  (一)货币资金管理风险

  1. 银行账户设立、变更或撤销未经适当授权批准,造成资金管理风险。

  2. 退费流程混乱,退费审核不明确,导致医疗收入流失。

  3. 未定期对现金进行盘点并监督,造成现金盘点过程不合规、库存现金与账面余额不相符的风险;发生盘点差异时,未对所有业务进行正确、恰当账务处理,未查明资金差异的原因,导致会计报表的错误、资产损失。

  (二)防范货币资金管理风险的主要方法

  制定严格的银行账户开立、变更及注销的审查审批制度,规范业务开展流程。如医院需要开立新的银行账户时,财务处经办人应开展调查研究,并交由财务处负责人审核银行账户开立的必要性、合理性及申请表中相关信息的准确性,手续是否完备;其后医院各级领导审核银行账户开立的必要性和合理性,是否符合上级主管部门的相关要求。经过院长办公会审批通过后,财务处经办人才能持批复文件办理开户手续。

  当临床科室急诊患者提出退费申请时,工作人员应将通过 POS 机、现金等出院结算方式退款,同时,工作人员将押金条收回留存。为了防范退费风险,进一步规范退费流程,确保退费账实相符,工作人员会打印急诊日报缴款书、日报表、日报汇总审核表,并由后台审核人员及收费处负责人审核报表并加盖个人名章,最后再提交财务处稽核岗终审入账。

  财务部门定期核对现金余额,形成库存表,由稽核岗定期对库存现金进行盘点。若账实出现不符的情况,出纳将查找原因并编制现金盘点差异报告交由会计核算科科长审核,随后会计岗也将对异常情况进行账务处理。

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